La quittance de loyer est un document important tant pour le locataire que pour le bailleur, car elle confirme que le locataire a bien effectué les paiements dus en termes de loyer et de charges associées. Il convient de distinguer la quittance de loyer des simples reçus, ces derniers étant émis lorsque le locataire n’est pas entièrement à jour dans ses paiements. Une question se pose souvent : sur quelle période une quittance doit-elle s’étendre ? Est-il envisageable de regrouper plusieurs mois de loyer au sein d’une même quittance ? On fait le point dans cet article.
Est-il possible de faire une quittance de loyer pour plusieurs mois ?
À quoi correspond une quittance de loyer ?
La quittance de loyer constitue un document attestant du paiement du loyer par le locataire, généralement émise par le propriétaire du bien ou par son représentant, souvent une agence immobilière en cas de délégation de la gestion locative.
L'agence, responsable du suivi administratif du bien, s'occupe de la rédaction des contrats de location, de l'émission des quittances, ainsi que de l'envoi des notifications relatives aux révisions de loyer et des charges.
Dans quelles conditions pourriez-vous en avoir besoin ?
La quittance de loyer a deux utilités.
- Preuve de paiement : La quittance confirme le règlement du loyer par le locataire, qui peut demander ce document à tout moment auprès du propriétaire ou de l'agence gérante.
- Justificatif de domicile : Pour les démarches nécessitant une preuve de résidence, la quittance de loyer est souvent un des seuls documents acceptés, surtout en l'absence de factures aux noms du locataire.
En tant que locataire, vous devez conserver vos quittances de loyer. En effet, en cas de litige concernant le paiement des loyers, le locataire peut être tenu responsable jusqu'à trois ans après son départ du logement.
Face à des propriétaires potentiellement de mauvaise foi, il est prudent de bien archiver ces quittances pour se prémunir contre toute accusation infondée de non-paiement.
Est-ce un document obligatoire ?
Le bailleur ou l’agence immobilière le cas échéant ne sont pas tenus de fournir une quittance mensuelle, bien que les cabinets de gestions procèdent généralement ainsi.
C'est uniquement sur demande du locataire à jour de ses loyers que la quittance de loyer est obligatoire, selon la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Dans ce cas, ce document mentionne le mois concerné et le montant détaillé des charges et du loyer. Les frais d’envoi et de gestion sont à la charge du propriétaire.
Comment demander une quittance de loyer ?
Si vous êtes locataire, il vous suffit de contacter votre bailleur, soit par écrit ou à l’oral afin d’obtenir votre quittance. Si vous ne recevez pas de réponse à votre demande de quittance de loyer suite à une sollicitation amiable, il est conseillé d'envoyer votre requête par courrier recommandé avec accusé de réception.
Cette démarche formalise la demande et permet de prouver que la demande a bien été faite en cas de litige. Si le bailleur continue de ne pas répondre ou refuse explicitement de fournir la quittance, vous êtes en droit d'engager une procédure judiciaire, en saisissant le tribunal judiciaire compétent afin de faire valoir vos droits et obtenir la quittance de loyer qui vous est due.
La quittance est uniquement rédigée dans le cas où vous vous en êtes acquitté totalement. Si vous avez reçu une somme partielle, vous n’aurez qu’un reçu pour le montant versé.
Quelles sont les mentions légales à inscrire ?
Comme une facture, la quittance de loyer doit posséder certaines informations pour qu’elle soit valable, notamment auprès des administrations comme la CAF. Vous pouvez utiliser notre modèle gratuit de quittance de loyer.
Parmi les éléments à renseigner sur la quittance, on trouve :
- les coordonnées du bailleurs (nom, adresse et informations de contact) ;
- les coordonnées du locataire ;
- la période concernée ;
- la date de rédaction du document ;
- le montant du loyer mensuel ainsi que les charges détaillées comprises ;
- le montant réglé ainsi que le mode de paiement.
Le bailleur doit signer. Dans le cadre d’une agence immobilière, le gestionnaire locatif doit y apposer sa signature et le tampon de l’entreprise.
Est-il possible de faire une quittance de loyer pour plusieurs mois ?
Il est tout à fait possible de demander une quittance pour plusieurs mois voire même annuellement. En effet, la loi ne précise aucune fréquence dans la rédaction et l’envoi des quittances.
Le propriétaire doit inscrire le détail des mois réglés (le loyer et les charges pour chaque mois). Il est possible d’envoyer la quittance :
- par remise en main propre ;
- par e-mail ;
- ou par courrier.