Quand une rupture du contrat de travail intervient, quels qu’en soient le motif ou la nature, le salarié doit recevoir un document regroupant l’ensemble des rémunérations et indemnités auxquelles il a droit. C’est ce que l’on appelle le « solde de tout compte ». Quels sont les droits des salariés à cet égard ? Comment ce solde est-il calculé et dans quel délai doit-il être remis ?
Quel est le délai pour remettre le solde de tout compte à un salarié ?
Qu'est-ce que le solde de tout compte ?
Le solde de tout compte fait partie, avec le certificat de travail, l'attestation de Pôle Emploi et l'état récapitulatif de l'épargne salariale, de ce que l'on appelle les documents de fin de contrat.
Il prend la forme d'un document remis au salarié dont le contrat est rompu. L'employeur doit le lui remettre quel que soit le motif de cette rupture. Il est donc soumis à cette obligation que le contrat soit rompu à la suite d'une démission, d'un licenciement ou encore d'une rupture conventionnelle.
Le solde de tout compte se présente donc comme un reçu, qui reprend toutes les sommes dues par l'employeur, qu'il s'agisse de rémunérations ou d'indemnités. Il est établi en deux exemplaires :
- L'un est conservé par l'employeur.
- L'autre revient au salarié. Il peut lui être remis en mains propres ou au moyen d'un courrier recommandé avec avis de réception.
Quels sont les droits des salariés ?
Le salarié ayant reçu son solde de tout compte a le droit de contester le montant des sommes portées sur ce document. Il dit le faire dans un délai de 6 mois suivant la signature du reçu.
Ce délai dépassé, ce document devient libératoire pour l'employeur. Autrement dit, le montant des sommes visées ne peut plus être contesté. Mais cet effet libératoire ne concerne que ce point. En effet, il n'empêche pas le salarié, même s'il n'a pas respecté ce délai, de réclamer des dommages et intérêts s'il estime avoir subi un préjudice.
Par ailleurs, les sommes non mentionnées dans le solde de tout compte peuvent faire l'objet d'une contestation au-delà de ce délai de 6 mois. En effet, ce délai est porté à 3 ans pour la contestation de sommes absentes du solde de tout compte.
La contestation peut passer par :
- La saisine du Conseil des prud'hommes.
- L'envoi dune lettre recommandée à l'employeur, dans laquelle le salarié indique le motif de la contestation et les sommes concernées.
Si l'employeur récuse les motifs invoqués par le salarié, l'affaire est portée devant le Conseil des prud'hommes. Il appartiendra alors au salarié de fournir la preuve du préjudice qu'il estime avoir subi.
Si le reçu de solde de tout compte n'a pas été signé, le salarié dispose d'un délai de 2 ans pour le contester. Un délai étendu à 3 ans, si la contestation porte sur des sommes ne figurant pas sur le solde de tout compte.
Comment est calculé le solde de tout compte ?
Les sommes qui doivent figurer dans le reçu pour solde de tout compte sont précisées par le Code du travail. Il s'agit :
- Du salaire encore dû par l'employeur ;
- De l'indemnité compensant les congés payés non pris.
- De l'indemnité spécifique que le salarié peut toucher en cas de rupture conventionnelle, de licenciement ou de départ à la retraite. En revanche, aucune indemnité de fin de contrat n'est due en cas de démission du salarié.
- Des heures supplémentaires non encore payées.
- De la part encore due du 13e mois, si cet avantage est prévu dans l'entreprise.
- Du solde des jours de RTT non pris.
- Des primes, dont le montant est calculé au prorata.
- Du solde du compte épargne-temps (CET), qui donne droit à des congés rémunérés ou à une indemnité en échange des périodes de congé non prises.
- De l'épargne salariale, si le salarié demande à en bénéficier.
- De la prime de précarité, versée à un salarié en CDD en cas de rupture de son contrat.
Quel est le délai pour la remise d'un solde de tout compte à un salarié ?
La loi ne fixe aucun délai pour la remise du solde de tout compte. La jurisprudence précise qu'il doit être remis au salarié non avant mais après la rupture du contrat. Elle indique également que, faute de délai légal, un délai raisonnable, généralement fixé à 15 jours, doit être respecté.
En cas de démission, le salarié doit en principe effectuer un préavis. Dans ce cas, le reçu pour solde de toute compte est remis au salarié à la fin de ce préavis. Dans les autres cas, il est remis le jour du départ effectif du salarié.
Quelles conséquences en cas de retard de remise ?
Si l'employeur ne remet pas le reçu pour solde de tout compte, ou tarde à le remettre au salarié, celui-ci peut :
- Adresser à l'employeur une lettre de mise en demeure amiable, dans laquelle il lui rappelle ses obligations et lui précise dans quel délai il souhaite recevoir son solde de tout compte.
- Tenter une procédure de conciliation amiable, qui est la suite logique, et obligatoire, de la tentative de règlement à l'amiable. Cette procédure, qui suppose la saisine du Conseil des prud'hommes, se déroule devant le Bureau de conciliation et d'orientation (BC0) de l'instance prud'homale. Les parties en cause comparaissent alors à une audience de conciliation, qui va tenter de résoudre le litige.
- Se voir convoqué, avec l'employeur, devant la formation de jugement du Conseil des prud'hommes. Celle-ci intervient en cas d'échec du règlement à l'amiable. Le salarié, qui n'est pas obligé de se faire assister par un avocat, doit apporter la preuve du préjudice qu'il estime avoir subi. Par ailleurs, en cas de remise tardive du solde de tout compte, les juges doivent apprécier le caractère "raisonnable" du délai observé par l'employeur. S'il est fait droit à la requête du salarié, l'employeur peut être condamné à payer une contravention de 4e degré et à verser des dommages et intérêts au salarié.