Si on se plaint déjà d’avoir trop de papiers à gérer dans la sphère privée, lorsqu’on a ouvert une entreprise, c’est encore pire. Il y en a des milliers dont vous ne saurez plus quoi faire si vous fermez votre entreprise. Devez-vous tout garder ? Qu’est-ce que vous pouvez jeter, ou pas ? C’est la question à laquelle nous allons répondre. Soyez attentif, chaque type de papier a sa propre durée de validité…
Combien de temps conserver les papiers d’une entreprise fermée ?
L'importance de conserver les documents d'une entreprise fermée
Dans le professionnel comme dans le privé, certains documents doivent être conservés un certain temps. Il en va de même pour les entreprises qui ont fermé.
Mais savez-vous pourquoi ?
Non, ce n’est pas juste pour le plaisir de vous encombrer. Ces documents ont une réelle utilité. Peut-être que vous n’aurez jamais à vous en servir, mais il vaut mieux les avoir que le contraire. En effet, ils peuvent vous être utiles en cas :
- De litige ;
- de contrôle de l’administration comme l’URSSAF ;
- ils sont également utiles pour prouver l’existence d’un droit ou d’une obligation.
Ces papiers permettent aussi de retracer l’historique d’une entreprise. Ainsi, ils peuvent avoir une certaine valeur. De plus, ils sont une source d’informations précieuse pour les archives publiques en termes d’histoire, d’économie et de sociologie.
En somme, il est important de les conserver au cas où on vous demanderait de les présenter, ce qui peut arriver même des années après la fermeture de votre société.
Les durées légales de conservation en fonction du type de documents
Maintenant que vous savez pourquoi il est nécessaire de conserver vos documents, passons à la prochaine étape : combien de temps conserver les papiers ? Pas facile de répondre à cette question, puisque ça dépend de leur nature, comme vous allez le voir en dessous.
Documents relatifs aux ressources humaines
Les documents relatifs aux ressources humaines sont nombreux. Citons les fiches de paie, le registre du personnel, les contrats de travail, les documents relatifs aux charges sociales, les soldes de tout compte… la liste est très longue. Heureusement, leur durée de conservation est commune à tous et est de cinq ans.
Documents civils et contrats commerciaux
Attention, ici les choses se compliquent. Tous les documents n’ont pas la même durée de conservation. Faisons le tri.
Vous devez garder deux ans :
- les polices d’assurance (deux ans après résiliation).
Papiers à garder trois ans :
- déclaration de douane.
Documents à conserver cinq ans :
- les documents relatifs à la propriété intellectuelle ;
- les dossiers d’avocat (fin du mandat).
Ce que vous devez garder trente ans :
- les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers.
Les autres documents se conservent pendant cinq ans. C’est le cas des factures, des bons de commandes, de livraisons, etc.
Documents fiscaux
Les documents fiscaux doivent être conservés six ans. C’est ce qui est stipulé dans l’article L102B du livre des procédures fiscales. Ce dernier précise que :
« les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans ».
En clair, vous devez garder pendant cette durée ce qui concerne les impôts, que ce soit sur le revenu ou sur les sociétés et les impôts directs locaux, les bénéfices (industriels, commerciaux et non-commerciaux), la CFE (Cotisation Foncière des Entreprises), la valeur ajoutée des entreprises ainsi que la taxe sur la valeur ajoutée.
Le délai commence à partir de la dernière opération retranscrite sur le registre. Elle peut également commencer à la date à laquelle les documents ont été faits.
Sachez également que les délais peuvent aller jusqu’à dix ans en cas de fraude (travail dissimulé, fraude fiscale, etc.).
Documents comptables
Les documents comptables doivent être gardés 10 ans à partir de la clôture de l’entreprise. Sont concernés les livres et registres comme le grand livre, le livre d’inventaire ou encore le livre journal.
Gardez aussi vos pièces justificatives comme les bons de commande, de réception, de livraison, les factures...
Documents sociaux
Les documents sociaux sont les papiers relatifs au compte annuel, comme le bilan et le compte de résultat. Vous devez les garder 10 ans.
Les statuts de la société doivent être conservés 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.
Tous les autres, comme les convocations, les pouvoirs, les feuilles de présence, les rapports du gérant… sont à garder trois ans.
Pensez à archiver vos documents en ligne pour limiter les risques de perte
Rien de plus agaçant que de chercher un papier dont on a besoin, surtout si on ne s’en sert plus au quotidien.
Il faut donc penser à tout classer et archiver afin d’avoir tout sous la main le jour où vous devrez les chercher.
Facilitez-vous la vie en stockant vos documents en ligne. Il suffit de choisir un service de stockage (en ligne, bien entendu). Cela évite non seulement de devoir chercher des heures un document, mais aussi que les papiers soient détériorés. Enfin, vous aurez la possibilité de les partager en un clic.
Non-conservation des papiers de l’entreprise : les sanctions possibles
Soyons honnêtes, il arrive fréquemment que nous jetions des papiers que nous aurions dû garder…
Et ce n’est pas forcément très grave, même si la loi nous demande de les conserver et qu’il vaut mieux les avoir sous la main.
Mais parfois, jeter avant le délai autorisé peut vous exposer à des sanctions. C’est le cas pour les documents fiscaux. Selon l’article 1734 du Code général des impôts, vous vous exposez alors à une amende de 10 000 euros… de quoi faire réfléchir.
L’autre inconvénient n’est pas plus réjouissant. En cas de litige, si vous avez jeté vos documents, vous n’avez alors plus de preuves de votre bonne foi. C’est un risque assez grand qu’il vaut mieux ne pas prendre.
Documents relatifs au recrutement (CV, entretien d'embauche) : faut-il les converser ?
Est-il vraiment utile de garder les CV des anciens candidats, ou les documents relatifs à leur entretien ?
Pas vraiment, d’autant que ces documents présentent des informations personnelles. Ainsi, la CNIL recommande de ne pas les conserver plus de deux ans après le dernier contact avec le candidat.
Cela a pour but de protéger les candidats des fuites de données les concernant.
Délai de conservation passé : que faire des documents ?
Les délais sont dépassés et vous souhaitez vous débarrasser de tous ces documents encombrants et devenus inutiles ?
Vous en avez parfaitement le droit et Marie Kondo approuverait cette démarche. Mais attention, il ne faut pas faire n’importe quoi. Les papiers de société ou d’entreprise contiennent des données sensibles, qu’il n’est pas bon d’exposer à la vue de tous.
Vous l’aurez compris, ne les jetez pas dans votre sac de tri sélectif que vous allez mettre sur votre trottoir. Il faut procéder autrement.
La meilleure méthode, c’est le broyage professionnel. Sécurisée, cette technique rend impossible la lecture des documents, même pour les plus doués en puzzle.
Pour cela, vous devez vous adresser à des entreprises dont vous aurez vérifié le sérieux, ou aux archives départementales qui assurent la confidentialité.
Sachez qu’après leur destruction, ces papiers seront recyclés.