Entreprises : comment sécuriser vos factures électroniques ?

Présentation du cachet électronique qualifié

Dès 2024, les entreprises seront dans l’obligation d’émettre et de recevoir des factures en utilisant le format électronique. Des précisions supplémentaires ont été apportées à la date du 16 mai 2023 grâce à l’utilisation d’un décret s’attardant entre autres sur la sécurisation des factures. Le cachet électronique qualifié est un procédé reconnu pour la sécurisation des factures électroniques. Une solution de prédilection pour de nombreuses entreprises se basant sur un dispositif certifié.

De cette manière, vous avez la certitude de l’intégrité et de l’origine de la facture électronique. Le procédé est absolument indispensable pour éviter toute confusion sur le créateur du cachet afin de déterminer que celui-ci a bien produit la facture. Le décret apporte une précision d’une grande importance, indiquant que la création d’un cachet électronique ne peut se faire que par une personne morale. Autrement dit, un prestataire de services de confiance délivre le cachet.

Le principe d’utilisation est relativement simple. Lorsqu’une entreprise reçoit une facture, elle pourra sans aucun problème déterminer l’origine et l’authenticité de celle-ci. En premier lieu, en s’attardant sur le certificat électronique et en utilisant les données de vérification. La deuxième solution consiste à faire appel à un service de validation qualifié pour les cachets électroniques.

Présentation de la signature électronique qualifiée

Il s’agit ni plus ni moins que d’une signature électronique avancée avec un niveau de sécurité plus important pour permettre l’identification du signataire. Pour la mettre en place, un dispositif spécifique doit être utilisé en se basant sur un certificat qualifié. Une fois de plus, le procédé s’avère d’une très grande efficacité pour garantir l’intégrité de la facture. Le signataire est automatiquement authentifié avec la confirmation de son consentement.

Pour la mettre en place, vous n’aurez d’autre choix que de vous orienter vers un prestataire de services ayant reçu les autorisations préalables. C’est exactement la même démarche pour vous mettre en relation avec un organisme de certification et pour éviter toute confusion, nous vous conseillons de vous appuyer sur le répertoire des prestataires de services de confiance mis en place par l’ANSSI ( l’ Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information ).

Une entreprise qui reçoit une facture peut vérifier l’intégrité et l’origine du document en utilisant les données de vérification du certificat électronique. Sinon, elle s’oriente vers un service de validation qualifié. Bien évidemment, le résultat est automatique, efficace et fiable.

Un passage en trois temps pour la sécurisation des factures

La Direction générale des Finances publiques a mis en place de nombreuses fiches informatives pour aider les entreprises à intégrer la facturation électronique. Pour les multinationales, le service comptable intègre ces notions sans la moindre difficulté. Mais parfois, la perception demeure plus complexe pour les TPE et les PME.

Voilà pourquoi, le passage à la facturation électronique ne s’effectue pas du jour au lendemain, mais à travers trois étapes distinctes. Tout d’abord à la date du 1^er juillet 2024 pour les grandes entreprises. La facturation papier disparaît au profit de la facturation électronique. Cependant, ce virage a déjà largement été entamé par les grands groupes. Les entreprises de taille intermédiaire devront suivre exactement la même démarche à partir du 1^er janvier 2025.

Les microentreprises et les moyennes entreprises feront de même à partir du 1^er janvier 2026. L’obligation de transmission des données auprès de l’administration suit exactement le même calendrier.

Pour quelles raisons est-il nécessaire de sécuriser les factures électroniques ?

En premier lieu, il s’agit de répondre aux obligations légales sur la facturation. Si cette mesure a été instaurée, ce n’est pas le fruit du hasard. En effet, le risque de fraude est une réalité. Voilà pourquoi, les entreprises suivent un tel processus pour garantir un caractère définitif des factures, évitant des modifications ultérieures. Grâce à l’intervention de plusieurs personnes, l’approbation devient plus complexe et le risque de fraude diminue grandement.